仕事が出来る人、仕事ができない人、この差は何でしょう?

一般的に仕事をたくさんこなせる人は仕事のできる人と言われ、あまりこなせない人は仕事のできない人とされるのではないでしょうか?

それでは、タスク管理の点から仕事の効率的なこなし方を紹介します。

タスクを書き出す

業務スピードの速い人は仕事をたくさんこなせる人ですね!

ただ手を動かすのが早いという意味ではありません。

業務を効率よく消化できる人の事です。

それでは、どのように仕事をすれば業務が早くこなせるようになるのか?

仕事のできない人の共通点とは「木を見て森を見ず」ということが多いようです。

全体の仕事がどれくらいあるのか?重要度は?目的は?など目の前にあるタスクを「どれから片付けていいのかわからない」と言ったところでしょうか。

全体でどれくらいやらなければならないことがあるか?まずはすべてのタスクを書き出すことから始めましょう。

優先順位を決める

書き出したタスクに優先順位をつけていきます。

まず、自分がやるべきことか?

仕事をたくさん抱えていると、それに追われて自分でやるべき仕事と他の人に振るべき仕事の区別がつかないことが多くあります。

まず、やるべきことは書き出したタスクの中から他の人に投げれる仕事は、すべて投げてしまいましょう。

指示を出さないために業務が滞っているケースはあなたの責任となってしまいます。

残ったタスクの中から

「今日やること」「1週間以内にやること」「一ヵ月以内にやること」「手が空いた時にやること」

大きく4つに分けます。

そして、今日やることの中から重要度の高いものを優先して取り掛かるようにします。

優先度の低いものは、多少遅れたとしても大きな問題なり難いですし、突発的に重要度の高い仕事が舞い込んだ場合対応できなくなってしまいます。

後は順番にこなしていけばいいのです。

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スケジュール帳や携帯アプリで管理する

アプリを使っても、スケジュール帳を使ってもどちらでもいいと思いますが、個人的な意見としてはスケジュール帳に書き出した方が、タスク管理がしやすいです。

スケジュール帳の場合、1週間のスケジュールが見開きで見えるものを使います。

日々のタスクと一週間のタスクをそれぞれの曜日に書き入れます。

優先順位の高いものから順番を書き込みます。

その横に一ヵ月以内と手の空いた時にやることを書いていきます。

ページをめくる際に、一ヵ月以内のタスクと手の空いた時にやることを翌週分に書き写すのですが、これがタスクを再認識するのに有効です。

終了したタスクは傍線で消していきます。

簡単な方法ですが、今日やるべきタスクを消していく事でゴールが見えるため、モチベーションの維持も容易になります。

あと、毎日更新しましょう。

もし、翌日にタスクを残してしまった場合は、翌朝もう一度今日のタスクに加えるようにします。

残したままにすると、いつのタスクが完了していないか?分かりにくく結局タスクを終わらせることが出来なくなります。

タスク管理が苦手な人は陥りやすいのでご注意ください。

まとめ

書き出すことで明確に全体量の業務が見えてきます。

業務の責任が今誰にあるのか?をしっかりと把握すれば、業務指示も早くなり全体として業務がスムーズ運ぶのです。

自分が組織のボトルネックにならないように、スマートに仕事をこなした方が頼りにされますしね!

一度、すべてのタスクを見直してみては?

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